DropTours:DropTours einrichten

Aus DropNet AG - Dokumentation
Wechseln zu: Navigation, Suche

Inhaltsverzeichnis

DropTours einrichten

Bevor es mit DropTours richtig los geht, müssen einige Einstellungen gemacht werden. Am besten beginnt man beim Reiter rechts mit dem Schraubenschlüssel.

Droptours-einstellungen.jpg

Zuerst erfasst du die Absenderadressen. Die erste E-Mail-Adresse wird für alle allgemeinen Mails verwendet. Oft macht dort noreply@... Sinn. Die zweite Adresse ist der Mitgliederdienst, der alle Änderungen der Mitglieder erhält. Lässt man dieses Feld leer, so bekommt er nicht mehr alle Änderungen mit.

Warteliste oder nicht

Jetzt muss überlegt werden, ob mit oder ohne Wartelistefunktion gearbeitet werden will. Schaltet man die Warteliste aus, so ist jede Anmeldung definitiv. Bei eingeschalteter Wartelistefunktion ist jede Anmeldung provisorisch und der Tourenleiter muss jede Anmeldung annehmen oder ablehnen. Der komplette E-Mail Verkehr läuft automatisch ab. Den Text der Mails kann hier in den Einstellungen erfasst werden.

Gruppen und Zusätze definieren

Im nächsten Schritt müssen die Gruppen definiert werden. Die Gruppen können z.B. „KiBe“, „Aktive“ oder „Senioren“ sein. In der Tourenverwaltung kann immer nur eine Gruppe zugeteilt werden. Für Attribute, mit Mehrfachzuweisung sind die Zusätze geeignet. Diese können im Moment nur von DropNet AG verwaltet werden.

Tourtypen definieren

Dann müssen die Tourtypen definiert werden. Diese Arbeit ist ein weniger aufwändig. Normalerweise kann von den bestehenden Tourtypen ausgegangen werden. Für die Definition muss man aber wissen, dass DropTours die Anmeldeoptionen abhängig von den Tourtypen verwaltet. Das heisst zum Beispiel, dass für eine alpine Bergtour bei der Anmeldung zusätzliche Fragen gestellt werden können. Eine solche Anmeldeoption kann zum Beispiel heissen: "Schneeschuhe? Ja - Nein". Die Antwort des Anmeldenden wird dann in der Datenbank gespeichert und kann vom Tourenleiter eingesehen werden.

Achtung: Das Kürzel des Tourtyps darf keine Sonderzeichen wie + usw. enthalten.

Jedem Tourtyp kann ein Icon zugewiesen werden. Dieses Icon kann in der Tourenliste dargestellt werden und wir in der iPhone App verwendet. Sollten noch Icons benötigt werden, die nicht zur Auswahl stehen, so hilft DropNet AG gerne weiter.

Anmeldeoption

Meldet man sich an eine Tour an, so werden neben dem Kürzel und Mitteilung noch beliebige Anmeldeoptionen abgefragt. Damit diese nicht pro Tour von den Tourenleitern definiert werden müssen, können Sie pro Tourtyp definiert werden. Diese Einstellungen müssen pro Tourtyp gemacht werden, bevor die erste Anmeldung freigegeben wird. Sind keine Anmeldeoptionen von Ihnen definiert, so werden die Optionen von früher angezeigt. Sobald man eine Anmeldeoption bei einem Tourtyp definiert, so werden die alten Optionen nicht mehr angezeigt.

Droptours-anmeldeoptionen.jpg

Es können die HTML-üblichen Formularfelder als Anmeldeoptionen definiert werden.

  • Text
  • Textfeld
  • Radio-Knopf
  • Auswahl
  • Menü

Selbst nachträgliche Änderungen der Anmeldeoptionen bringen kein Durcheinander in die Datenbank. Die bereits erfassten Optionen in den Anmeldungen bleiben immer erhalten. Neue Anmeldungen werden immer mit den aktuellen Anmeldeoptionen erfasst.

Achtung: Die Anmeldeoptionen sind immer Mussfelder. Das heisst, sie müssen ausgefüllt werden. Will man bei Mehrfachselektionen auch nichts zulassen, so muss eine Option z.B. „keine“ erfasst werden. So ist sichergestellt, dass der Anmeldende sich Gedanken über diese Option gemacht hat und diese nicht einfach übersehen hat.

Adresskategorien erfassen

Als nächster Schritt ist es sinnvoll die Adresskategorien und Unterkategorien zu definieren. Es können jederzeit auch nachträglich alle Listen bearbeitet werden aber es geht viel schneller, wenn man sich am Anfang mit der Definition dieser beschäftigt. Erst dann geht's ans Erfassen der Adressen.

Eine Sortierung der Adresskategorien erreicht man, indem vor dem Namen eine Nummer steht. Das sieht dann z.B. so aus:

  • 01 Vorstand
  • 02 Tourenleiter

Achtung: Ändert die Adresskategorie Tourenleiter nicht. Diese hat in DropTour noch weitere Funktionen.

Sind mindestens alle Tourenleiter erfasst, so kann die erste Tour eingegeben werden. Beim Erfassen hilft DropNet AG gerne das erste Mal, damit nicht alle Adressen von Hand getippt werden müssen. Es können aber nur die Adressen maschinell erfasst werden. Die Zuweisungen zu den Kategorien müssen von Hand erfasst werden, was eine gute Übung ist. Unterdessen steht auch der tägliche Import der Mitgliederdaten von Bern zur Verfügung. Auf Wunsch kann dieser einfach eingeschaltet werden.

Meine Werkzeuge
Namensräume

Varianten
Aktionen
Navigation
Module
Werkzeuge
Drucken/exportieren